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Algunos programas de auditoría de sistemas de calidad (QS por sus siglas en inglés) pueden parecer como un ancla que se arrastra detrás de la organización. Para muchos prestadores, el concepto es que cuestan tiempo y dinero, y solo producen algunos datos que la gerencia pueda usa para tomar decisiones de negocios. No hay retorno de la inversión más allá de mantener la conformidad requerida con un estándar y/o regulación.

Pero otras organizaciones han aprendido a utilizar sus programas de auditoría médica integral para recopilar datos sobre el rendimiento de los procesos, además de documentar su cumplimiento. Utilizan estos datos para identificar problemas, tomar decisiones y propulsarse hacia la mejora de los resultados.

Estos programas de auditoría médica de doble función son el resultado de dos tipos de cambio: cambios de mentalidad dentro de la organización y un nuevo enfoque de auditoría.

Entonces, ¿cómo puede utilizar el proceso de auditoría médica QS para generar un Retorno de Inversión (ROI) cuantificable?

Cambios de mentalidad y auditorías médicas integrales basadas en el rendimiento

Un cambio de mentalidad inicia la evolución de la auditoría médica integral basada en la conformidad a las auditorías basadas en el rendimiento. La gente de la organización ve que sus procesos generan montones de datos de rendimiento que no se capturan.

También saben que existe un programa de auditoría médica obligatorio que recopila regularmente pruebas del proceso en toda la organización. El cambio de mentalidad se produce cuando las personas se dan cuenta de que pueden utilizar el programa de auditoría existente para capturar los datos de rendimiento del proceso.

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Los miembros del equipo de auditoría médica también tienen que hacer un cambio de mentalidad. La mayoría de los auditores están capacitados para recopilar y documentar la evidencia relacionada con la conformidad. El equipo de auditoría tiene que ver y aceptar los beneficios de ampliar su papel: un retorno de la inversión concreto para la organización, una mayor visibilidad entre los responsables de la toma de decisiones de la empresa y una mejora de las habilidades.

Enfoque de auditoría y auditoría basada en el rendimiento

La auditoría médica basada en el en el rendimiento, valga la redundancia, comienza con la formación de los auditores sobre cómo recopilar datos del proceso relacionados y enfocados en el rendimiento de una organización. Típicamente, los auditores necesitan una formación avanzada que vaya más allá de los fundamentos de auditoría que se enseñan en los cursos de auditor líder y auditor interno.

Una vez que el equipo de auditoría establece una base sólida de habilidades, los miembros trabajan con la alta gerencia para:

Definir los objetivos del programa de auditoría mejorado.

Identificar los indicadores clave de desempeño (KPIs) de la organización.

Utilice los KPIS para identificar qué datos recopilar y analizar.

A continuación, el equipo de auditoría médica revisa sus prácticas de auditoría para:

Ampliar los criterios para incluir datos relacionados con el desempeño.

Prepárese para la auditoría teniendo como objetivo seleccionar una vía  apropiada.

Llevar a cabo la auditoría mirando más allá de las no conformidades para evaluar la eficacia y eficiencia de un proceso específico.

El personal directivo superior también debe ampliar su función de examen de la gestión para incluir la evaluación de los KPIS, además de examinar las aportaciones exigidas por una norma o reglamento. Sin embargo, este cambio no es difícil de vender, ya que los datos de rendimiento son exactamente lo que la alta dirección necesita para identificar los problemas existentes o potenciales y tomar decisiones empresariales.

Cómo evitar tres grandes obstáculos en el paso a las auditorías basadas en el rendimiento (PBA)

Problema 1: Pensar que capacitar a los auditores para realizar auditorías basadas en el desempeño es suficiente para implementar el PBA.

Corrección 1: La formación de auditores no es suficiente para apoyar el cambio de mentalidad mencionado anteriormente. La alta gerencia necesita ser educada en los fundamentos del PBA y crear una visión clara (es decir, el estado futuro deseado) para el programa de auditoría del PBA, y luego comunicarlo a todos los niveles y funciones dentro de la organización.

Problema 2: No reconocer que el PBA requiere un cambio de mentalidad importante en la calificación de los auditores.

Corrección 2: En la auditoría basada en la conformidad, la formación del personal en la disciplina de auditoría (por ejemplo, según ISO 19011) y la garantía de que tiene suficiente experiencia en el sector industrial que se audita (por ejemplo, dispositivos médicos) son las piedras angulares de la cualificación del auditor.

Los auditores de PBA necesitan adquirir conocimientos y habilidades adicionales en áreas tales como diseño de procesos, gestión de procesos y mejora de procesos para ir más allá de la conformidad y evaluar la eficiencia de los procesos. Además, necesitan aprender sobre la calidad y las herramientas estadísticas que son relevantes para evaluar el rendimiento del proceso y las características del producto.

Problema 3: No definir claramente el objetivo específico de una auditoría.

Corrección 3: Identificar un objetivo específico relacionado con el rendimiento para ayudar a pasar de la auditoría de conformidad a la auditoría basada en el rendimiento. Puede utilizar cláusulas de una norma/regulación para auditar el rendimiento definido por un objetivo específico. Este objetivo guía la preparación del plan de auditoría y la selección de los auditores más adecuados.

Las empresas que dedican el tiempo y los recursos a hacer el cambio a las auditorías basadas en el rendimiento ven el beneficio, no sólo por el cumplimiento, sino también por sus resultados finales.

Cuando una empresa decide adoptar herramientas tecnológicas para mejorar sus funciones, también debe tener en cuenta el análisis o cálculo del Retorno de Inversión (ROI) para evidenciar los resultados y beneficios que la solución de software adquirida o actualizada está dando a su empresa, pues de esta medición dependen varios factores como la reducción de costos proyectados o el aumento de la productividad.  Es por ello que HeOn Health Online, una de las empresas líderes en el desarrollo de herramientas TI enfocadas en el sector salud, no solo busca que sus clientes mejoren su eficacia empresarial sino que también la fortalezcan con los siguientes consejos para que calculen el Retorno de Inversión de su herramienta TI.

Un cálculo significativo teniendo en cuenta la perspectiva de la empresa de investigación y asesoría Gartner Research, quienes afirman que “las empresas que gestionan sistemáticamente el ciclo de vida de sus activos de TI reducirán el costo por activo en un 30% durante el primer año y entre un 5% y un 10% anual durante los próximos cinco años”.

Cálculo del ROI

Para calcular el Retorno de Inversión de su herramienta TI debe iniciar por el conocimiento de la fórmula matemática:

 

Ganancia total de una inversión  - Coste de la inversión  X 100%   = ROI

                                   Coste de la inversión

 

Con esta sencilla ecuación usted podrá conocer, alinear y controlar los riesgos de la inversión, mientras proyecta y obtiene su máximo valor que se observará en temas como la automatización de los procesos, la satisfacción del cliente, mejora de la  accesibilidad y disponibilidad de la información, la reducción del tiempo muerto del sistema, el aumento de los ingresos y el ahorro en gasto de capital.

Beneficios que los clientes de Heon han encontrado especialmente en la plataforma HeOn KBIT (Knowledge Business Intelligence Technology), con la cual se puede modelar datos, enfocándolos en el análisis de los procesos, que permite a las entidades de salud no solo tomar decisiones de alta gerencia sino también generar ventajas competitivas.

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Factores para calcular el Retorno de Inversión

  1. Objetivos: Al tener claro este punto, la empresa podrá elegir la herramienta de software más indicada, pues conocerá el punto débil que quiere mejorar con esta inversión, especialmente si se tiene en cuenta una proyección de la misma a mediano y largo plazo.
  1. Indicadores concretos: Con el desarrollo de este punto se obtiene una visión más amplia de la rentabilidad de la aplicación de la herramienta TI en el área específica donde se utilizará el software.
  1. Configuración: Dentro de la evaluación del ROI debe tenerse en cuenta no solo la necesidad de la adquisición de esta herramienta TI, sino también elementos claves como que su implementación requiera de una reestructuración corporativa o desperdicio de tiempo en la instalación del software, que se convierte en una negativa relación de costo/ganancia.
  1. Inversión humana: Cuando una empresa implementa el uso de herramientas TI, lo hace con el fin de mejorar algunas funciones de sus áreas, lo cual conlleva el entrenamiento y formación de los trabajadores directamente relacionados con el manejo de este software, es decir un costo que también debe analizarse.

La mayoría de los ejecutivos de la salud ven un retorno de la inversión (ROI) en herramientas de vigilancia clínica y análisis de datos. HeOn Health on line está brindando productos de calidad para un mejor uso de la información que proveen las soluciones de historia clínica.

Los ejecutivos de la salud están viendo generalmente un retorno de la inversión (ROI) de sus herramientas de vigilancia clínica y de análisis de datos, según lo reveló una encuesta realizada por Sage Growth Partners (SGP) y encargada por VigiLanz.

Sin embargo, algunos creen que las soluciones incorporadas en sus historias clínicas electrónicas (HCE) podrían satisfacer aún más sus necesidades de análisis de datos y de procesamiento de información para lograr mejores metas y objetivos. Estas importantes herramientas podrían complementarse para solucionar distintos aspectos que se presentan diariamente en el campo de la salud.

El noventa y seis por ciento de los ejecutivos dijeron que están utilizando algún tipo de solución de vigilancia clínica o de análisis de datos, ya sea interna, de un tercero o como parte de su HCE.

El setenta y nueve por ciento de los ejecutivos dijo que cree que hay un retorno de la inversión de la tecnología de vigilancia clínica. Además, el noventa y dos por ciento dijo que sus herramientas de vigilancia clínica definitivamente o probablemente les ayudan a mejorar la calidad.

El ochenta y ocho por ciento dijo que la vigilancia clínica y el análisis de datos es, extremadamente, muy o moderadamente importante para su organización.

La encuesta

Los investigadores encuestaron a 100 ejecutivos de salud de hospitales de diversos países para evaluar el progreso de la industria con el cambio a la atención basada en valores. El equipo se propuso evaluar cómo las organizaciones están utilizando el análisis de datos, las HCE, las herramientas de vigilancia clínica y de análisis de datos para apoyar sus esfuerzos.

Cuando se les pidió que identificaran las principales formas en que las herramientas de vigilancia clínica o de análisis de datos serán más útiles, los ejecutivos dijeron que la detección de eventos adversos de los medicamentos fue lo primero, mientras que el avance en la administración de antibióticos fue lo segundo. Las alertas de seguridad de los pacientes, la prevención de infecciones en pacientes hospitalizados y el manejo de los reingresos fueron otras de las principales respuestas.

"A medida que los hospitales continúen adoptando modelos de pago más basados en el valor, su ROI para la vigilancia clínica crecerá", dijo David Goldsteen, MD, CEO de VigiLanz. "Al mismo tiempo, nuestra encuesta mostró que aquellos que utilizan una solución de terceros para la vigilancia clínica también están más involucrados en modelos de pago basados en el valor, lo que sugiere que ven la vigilancia clínica y el análisis de datos son palancas claves para su éxito".

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Mientras que estos resultados indican que muchas organizaciones están teniendo problemas para generar información clínica procesable a partir de sus datos de EHR, los encuestados reportaron que están aprovechando sus EHRs para este propósito más que para cualquier otra cosa.

Cuarenta por ciento de los ejecutivos dijeron que utilizan su EHR para el análisis de datos clínicos, mientras que el 27 por ciento lo utiliza para el análisis de datos financieros y el 26 por ciento lo utiliza para el análisis de datos operativos.

Sólo el cinco por ciento dijo que su EHR no ofrece ninguna de estas capacidades de análisis de datos, y sólo el dos por ciento dijo que no aprovecha las capacidades de análisis de datos de su EHR.

La solución

Sin embargo, HeOn Health on line conoce este fenómeno y, no solo dispone de la historia clínica electrónica mediante el software HeOn Medical, sino que además ha venido desarrollando herramientas para que los ejecutivos de la salud vean el retorno de inversión y saquen provecho a la data que se puede generar en sus organizaciones.  

HeOn KBIT es un conjunto de soluciones que les permite a las empresas de salud conocer, manejar y procesar información mediante la inteligencia de negocios, de esa forma es posible sacarle un mayor provecho a la historia clínica y no tener que recurrir a terceros para obtener mejores retornos de inversión. Esto se traduce en menos costos para quien requiere de este tipo de herramientas.

"Estos conocimientos conducen a decisiones de atención más óptimas que les ayudan a cumplir con los objetivos de calidad y costo, y que conducirán a un mayor éxito en los modelos de pago basados en el valor, ahora y en el futuro", dijo Goldsteen.

Para no caer en esta situación y tener un mejor y más significativo retorno de inversión es necesario transformar los datos en información relevante lo que representa una oportunidad estratégica y relevante en las organizaciones. Con HeOn KBIT (Knowledge Business Intelligence Technology), una plataforma robusta, eficiente y dinámica, las organizaciones de salud pueden modelar datos, enfocándolos en el análisis de los procesos. Esto hace posible monitorear y gestionar adecuadamente la información, brindando una visión global de la compañía desde cualquier lugar, apoyando la toma de decisiones de la alta gerencia y generando ventajas competitivas.

Con las metodologías implantadas logrará la exploración de datos sin esfuerzo y descubrir nuevos comportamientos y/o tendencias con el fin de perfeccionar al máximo las consultas a nivel estratégico, táctico y operativo y medir el desempeño corporativo para encontrar nuevas maneras para liderar en el mercado.

Una de las mayores ventajas que tiene HeOn KBIT es que los clientes pueden adquirir los productos de la plataforma que más le convengan, lo que se traduce en menos costos para las empresas que decidan optar por estos servicios.

De esta manera, y basándose en los hallazgos y necesidades que generan los software de historia clínica, es posible tener mejores alcances y objetivos, sin recurrir a terceros y, sobre todo, sin excesos de inversión e integración.